Die Verteil-Methode zur IT-Leistungsverrechung

Der Grundgedanke, wie eine IT-Leistungsverrechnung durchgeführt wird bzw. wie die Kosten für das Erbringen von IT-Leistungen an den oder die Leistungsempfänger weiterbelastet werden, ist eigentlich ganz einfach. Um ihre Leistung zu erbringen benötigt die IT Ressourcen (Personal, Hardware, Lizenzen, externe Dienstleistungen, …), die jeweils Geld kosten. Dem Kunden werden jetzt die jetzt die Kosten in Rechnung gestellt, die seinem Anteil am jeweiligen Ressourcenverbrauch entsprechen.

Wie ermittelt man aber jetzt den anteiligen Ressourcenverbrauch? Der Weg, die einzelnen Prozesse in der IT zu identifizieren und die anfallenden Kosten zu ermitteln, scheitert auch bei kleineren IT-Abteilungen bereits an der schieren Anzahl der Prozesse. Noch komplexer wird es, wenn man bedenkt, dass gewisse Prozesse die gesamte IT-Landschaft und damit viele Anwender betreffen (z.B. der Rechenzentrumsbetrieb), andere Prozesse nur für einzelne Anwender relevant sind, wie z.B. das Bereitstellen eines Arbeitsplatzrechners.

IT-Services zur Vereinfachung der Komplexität

Ein Weg, die Komplexität deutlich zu reduzieren, ist es, sich von der Technik zu lösen und sich den ITIL-Gedanken eines IT-Services zu Nutze zu machen. Nach ITIL V3 ist ein Service „eine Möglichkeit einen Mehrwert für Kunden zu erbringen, indem das Erreichen der von den Kunden angestrebten Ergebnisse erleichtert oder gefördert wird.“ Mit anderen Worten dreht es sich darum, als IT-Service eine IT-Leistung zu identifizieren, die für den Kunden relevant ist, weil er sie als Nutzen wahrnimmt (und dann bereit ist, die Kosten hierfür zu übernehmen).

Mit wie vielen Services die Leistungen der IT beschrieben werden, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Im einfachsten Fall kann es ausreichen, die Kosten zu ermitteln, um für einen beliebigen Arbeitsplatzrechner die Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen (inklusive PC-Hardware, Netzwerk, PC- und Server-Lizenzen, Betreuungspersonal, …), in anderen Fällen wird es notwendig sein, z.B. CAD-Rechner anders zu behandeln als Office-Rechner oder Funkscanner.

Die betrachteten Kosten

Die zu verrechnenden Kosten entnehmen wir der Kostenstellenplanung bzw. der Kostenstellenabrechnung. Hinter jeder Kostenart der Kostenstellenplanung stehen Ressourcen mit einer für den gesamten betrachteten Zeitraum verfügbaren Gesamtkapazität. So steht z.B. hinter der Kostenart „Löhne und Gehälter“ die Ressource Personal, wie wir kapazitiv am besten über FTEs (Full time equivalents) definieren.

Um die Kosten für einen IT-Service ermitteln zu können, benötigen wir den Anteil der Ressourcen, die für einen IT-Service benötigt wird. Manche Kosten, wie z.B. manche Lizenzen, kann man direkt einem IT-Service zuordnen, bei anderen muss ein Verteilungsschlüssel gefunden werden.

Haben Sie z.B. ein Ticketsystem, mit dem der Aufwand für bestimmte Tätigkeiten erfasst wird, besitzen Sie eine außerordentlich gute Datengrundlage. Haben Sie keine derartige Datenerfassung, bleibt nur übrig, die Daten zu schätzen. So können Sie z.B. alle IT-Mitarbeiter fragen, welchen Anteil ihrer Arbeitszeit sie für einen bestimmten IT-Service benötigt haben oder glauben zu benötigen. Der auf diese Weise geschätzte Ressourcenbedarf wird in vielen Fällen ausreichend genau sein.

Die Berechnungen

Die Kosten einer Kostenart, die einem IT-Service zugerechnet werden, berechnen sich dann wie folgt:

Ressourcenbedarf des IT-Services / Gesamtkapazität der Ressource * Gesamtkosten der Ressource

Summieren wir die Kostenarten pro IT-Service, erhalten wir die Gesamtkosten für diesen IT-Service. Summieren wir die Gesamtkosten aller IT-Services, so erhalten wir die Gesamtkosten der IT-Abteilung (jeweils bezogen auf den betrachteten Zeitraum).

Weil die hier vorgestellte Vorgehensweise darauf basiert, dass die gesamten in der IT anfallenden Kosten auf einzelne, wie auch immer definierte Services verteilt werden, haben wir die Vorgehensweise „Verteil-Methode zur IT-Leistungsverrechnung“ genannt.

Diese Vorgehensweise lässt sich am einfachsten in einer EXCEL-Tabelle darstellen, bei der die IT-Services als Spalten dargestellt und die Ressourcen als Zeilen. In der Zelle, die im Schnittpunkt von Ressource und IT-Service steht, wird der Ressourcenverbrauch des jeweiligen IT-Services eingetragen. Mit der oben genannten Formel lassen sich für jede Kostenart die Kosten pro IT-Service ermitteln.

Anpassungen an neue Anforderungen

Die erstellte Berechnungstabelle kann recht einfach an neue Anforderungen angepasst werden.

Der Wegfall eines IT-Services bedeutet, dass die entsprechende Spalte entfällt oder alternativ der Ressourcenverbrauch in der entsprechenden Spalte auf 0 gesetzt wird. Wenn mit dem Wegfall des IT-Services nicht auch gleichzeitig ein Abbau der Ressourcen stattfindet, müssen die Ressourcenverbräuche der anderen IT-Services angepasst werden. Das Hinzukommen weiterer IT-Services bedeutet umgekehrt, dass weitere Spalten in die EXCEL-Tabelle eingefügt werden und der Ressourcenverbrauch in den neuen Spalten ermittelt und bei Bedarf in den übrigen Spalten angepasst wird.

Das Aufsplitten oder Zusammenfassen von IT-Services wird dann abgebildet, indem ein oder mehrere IT-Services wegfallen und ein oder mehrere IT-Services hinzukommen.

Analog wird vorgegangen, wenn sich Änderungen der Kostenarten ergeben.

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